Quando se fala em controle financeiro logo imaginamos planilhas eletrônicas, relatórios, bancos, extratos, ou seja, tudo que envolve o dinheiro que circula pela empresa. Inevitavelmente para que seja possível manter um controle financeiro eficaz, você vai precisar dessas ferramentas e um pouco de conhecimento básico em planilhas eletrônicas caso não possua um sistema de informação.

ORGANIZAÇÃO, PROCESSO E CONFERÊNCIA

Esses três pilares são fundamentais para início de um controlefinanceiro eficiente. Organize seus documentos fisicamente e eletronicamente para que seja possível manter uma rotina de consultas ou em casos de ausência do responsável pela atividade, você possa rapidamente identifica-los.

Imagine e desenhe as rotinas de acordo com as necessidades do setor, essa etapa de mapeamento é fundamental para eliminar atividades que possam estar sendo executadas em duplicidade. Atribua responsabilidades para cada envolvido nessa etapa.

Diante de toda dinâmica operacional em uma empresa, a conferência dos documentos é fundamental para garantir que as informações sempre estejam coerentes com sua origem assim como prevenir para eventuais falhas nos dados. O mapeamento correto dos recebimentos e pagamentos contribui para redução de despesas financeiras e qualidade das informações, ou seja, não pague juros e multas por erros de digitação ou falta de comunicação.

ANÁLISE DE CRÉDITO E COBRANÇA

Em tempos de crise essa é uma das atividades que está em evidência por parte da gestão financeira, já que há um esforço muito maior para qualificar novos clientes, assim como é necessário estar em constante sintonia com os clientes inadimplentes.

Confira algumas dicas de como reduzir a inadimplência:

a) Definir um limite de crédito mínimo para qualificação dos clientes;

b) Solicitar as demonstrações financeiras a partir do volume de vendas, no caso de pessoa jurídica;

c) Manter um histórico de inadimplência por cliente, segmento ou atividade;

d) Praticar consulta junto aos órgãos de proteção ao crédito;

e) Mensalmente comparar seu índice de inadimplência junto ao seu segmento.

Vale lembrar que o processo de cobrança deve ser sensível o bastante para identificar quais clientes podem se tornar saudáveis futuramente, busque ficar sempre atento a dinâmica do cenário desses clientes e não abandoná-los precocemente.

FLUXO DE CAIXA

Sem dúvida a melhor ferramenta para acompanhamento e administração dos recursos financeiros é o fluxo de caixa, porém é importante sempre ter o acompanhamento dos indicadores financeiros como índices de liquidez, necessidade de capital de giro, ciclo financeiro e outros tão importantes como.

No fluxo de caixa temos os registros das entradas (Recebimentos) e das saídas (Pagamentos), funciona como um extrato bancário, porém com essa ferramenta você consegue provisionar recebimentos e pagamentos com intuito de planejar os gastos da empresa e prever possíveis investimentos sem colocar em risco os recursos do negócio, confira abaixo um exemplo simples de como funciona:

FLUXO DE CAIXA – EMPRESA BLUMENAU LTDA.

Com base nessas informações você consegue projetar suas receitas e despesas para períodos subsequentes, inclusive construir indicadores e gráficos de desempenho, melhorando assim seus controles financeiros. Achou complicado? Existem inúmeros layouts que você pode utilizar e adequar à necessidade do seu negócio, fale conosco, ajudamos você com nessa atividade.

DEPARTAMENTOS

Toda empresa cresce mediante suas atividades, investimentos e participação no mercado, portanto a estrutura interna também precisa acompanhar esse desenvolvimento. Por isso, é necessário segregar os departamentos em áreas, confira algumas áreas que compõem o departamento financeiro:

• Tesouraria
• Contas a Pagar
• Contas a Receber
• Cobrança
• Investimentos

Uma possibilidade que muitos empreendedores vêm utilizando é a terceirização de algumas atividades da empresa devido ao alto custo de manter essa estrutura agregada ao negócio. Nesse cenário, antes de qualquer definição é imprescindível procurar orientação profissional especializada, já que a legislação que trata do assunto é bastante subjetiva e está em constante mudança.

Manter as atividades financeiras da sua empresa em constante observação e acompanhamento vai proporcionar segurança e previsibilidade financeira ao seu negócio, contribuindo na redução dos riscos causados pelas oscilações do mercado e garantindo eficiência na aplicação dos recursos.

Gostou desse artigo? Precisa colocar algo em prática? Fale conosco, estamos aqui para ajudar você no que for necessário.